A crise do coronavírus obrigou as empresas a adotarem o teletrabalho e a usarem as videoconferências como a principal ou única forma para trocas de informações.

Com isso apareceu um “novo dia a dia” dos funcionários que inclui inumeráveis videoconferências:

Reuniões com a equipe? Videoconferência.

Conversa com seu chefe? Videoconferência.

Encontro com seu cliente? Videoconferência.

Quer conversar com seus amigos? Hangouts, FaceTime, Whatsapp ou videoconferência.

Quer ver a sua família? Videoconferência.

Para os profissionais que fazem e gostam de um trabalho mais solitário, esses compromissos sociais trouxeram mais agitação agora do que nunca. E até mesmo para os profissionais mais extrovertidos, o grande volume de tempo de chamadas de vídeo é exaustivo.

Reuniões que normalmente durariam 1 hora, demoram 2 horas ou mais. E um profissional chega a ter mais de uma reunião dessas por dia.

Por que isso?

Porque as pessoas estão acostumadas a fazerem reuniões presenciais e não sabem participar de videoconferências. Na correria causada pelo coronavírus, as empresas e os funcionários criaram regras que durante a prática se mostrarão desnecessárias e prejudiciais.

Como você lida com o cansaço causado pelas videoconferências? Eu conversei com alguns amigos e criei uma lista das 8 melhores dicas para você:

1.   Reunião = Agenda. Sempre!

Se você estiver marcando a reunião, envie uma agenda sobre o que será conversado.

Se você está aceitando a participar de uma reunião, peça a pessoa que marcou a enviar uma agenda.

Se você não quiser pedir, faça uma agenda e peça que todos confirmem o recebimento.

Assim, todos se prepararão para reunião, o que diminuirá a duração. E todos conseguirão estimar o progresso da reunião, passando mais rápido os assuntos não relevantes.

2.   Respeite os horários na agenda da reunião.

No escritório, os profissionais mostram trabalho sendo vistos executando tarefas, fazendo ligações, etc. Além disso, um encontro por acaso no corredor ou na copa pode se transformar em um relato curto do progresso do trabalho.

Com o teletrabalho, essas pequenas liberdades não são mais possíveis e as videoconferências se transformaram além de um espaço para trocar informações e tomar decisões, na única oportunidade de mostrar trabalho para alguns.

Como resultado, todos querem aparecer, ter opinião, se impor, etc. Isso torna as reuniões mais longas e tem muitas trocas que não acrescentam nada para o objetivo da reunião.

Nomeia alguém para gerenciar o tempo da reunião e “cortar” conversa não relacionada quando o tempo ficar estiver acabando.  

3.   Assista somente ao vídeo do locutor.

Em uma reunião presencial, todos olham para a pessoa que fala a maior parte do tempo.

As videoconferências trouxeram o beneficio de visualizar todos os envolvidos na mesma tela. Eba! Muito engraçado o gato do Igor pedindo carinho. Ou a criança do Miguel tentando escalar a estante.

Só que isso traz muito mais informação do que você precisa. E o seu cérebro cansa pois ele precisa mudar o foco da conversa, para o que acontece em alguma tela, e de volta para a conversa, outra tela, etc.

Por isso, escolha nas configurações do software de você ver somente a pessoa que estiver falando.

4.   Ligue o seu vídeo somente quando estiver falando.

Em uma reunião presencial, a maioria dos participantes olham para a pessoa que apresenta.

Durante videoconferências, você nunca sabe quem e para onde está olhando. Por isso, diferente de uma reunião presencial, você pode sentir que você precisa parecer impecável, sempre sorrindo e interagindo. E isso cansa muito!

Se você ligar o seu vídeo somente no momento que você estiver querendo falar, você não terá o estresse de agir como se estivesse na frente dos holofotes durante a videoconferências inteira.

Claro que você precisará explicar aos seus colegas o motivo de desligar o vídeo quando não estiver falando.

5.   Evite marcar videoconferências uma atrás da outra, sem pausa.

Primeiramente, as videoconferências normalmente duram mais do que o marcado, por n motivos. Se você não tiver uma pausa entre as videoconferências, você terá que sair mais cedo de uma ou atrasar para a outra, perdendo informações importantes e parecendo um profissional não eficiente.

Além disso, você precisa de uma pausa. Para alongar os pês, ir no banheiro, pegar uma água. Ou mesmo para ordenar as suas notas da primeira reunião.

Se dê pelo menos 30 minutos entre as reuniões por videoconferência.

6.   Inclua pausas em reuniões mais longas.

Durante uma reunião presencial, se um participante olhar pela janela, ou checar a unha brevemente enquanto alguém estiver falando passa despercebido.

Durante videoconferências, fazer qualquer coisa que não seja olhar para a tela do computador ou câmera web, pode ser visto como falta de interesse.

Como resultado, os participantes sentem a necessidade de se concentrar na tela o tempo todo, o que faz uma reunião virtual de duas horas parecer mais de quatro horas.

Se você incluir na agenda a cada hora um intervalo de 5 a 10 minutos, os participantes poderão relaxar o seu cérebro, usar o banheiro ou simplesmente olhar para outro objeto que não seja a tela do computador.

7.   Use e-mails e chamadas de telefone.

Muitos profissionais se queixam que algo que poderia ser resolvido através de um e-mail ou ligação curta, demora mais de 30 minutos através de videoconferência.

Entenda uma coisa, nós estamos nos comunicando muito menos do que o normal. E, mesmo que a gente não sente isso, nós procuramos oportunidades para encher este vazio.

Só que tem comunicação que vai te ajudar e tem que vai te atrapalhar. Aprenda a distinguir e, se precisar, opte por ligar a um colega e conversar como amigo, diminuindo a necessidade de conversar dos dois.

8.   Use fones de ouvido.

Uma outra causa do estresse das videoconferências é a qualidade do som e o som de fundo. Quando a gente não consegue escutar bem, a gente se estressa e precisa concentrar mais atenção e energia para adivinhar o que a pessoa está falando.

Em uma reunião presencial, a gente pediria para a pessoa falar mais alto ou se aproximaria mais para ouvir melhor.

Em videoconferências, a gente pode usar os fones de ouvido. Eles reduzem o som de fundo do quarto (TV, carros na rua, ondas do mar) melhorando a qualidade do som que você escuta.

Além disso, o microfone dos fones de ouvidos também diminui o som de fundo e os seus colegas ouvirão menos barulho quando você estiver falando.

Já pensou como será o ambiente de trabalho na volta da quarentena? Eu escrevi um post sobre isso. Use a caixa de comentários para falar sobre o que você acha que mudará.