Quem nunca enviou um e-mail para a pessoa errada? Quem nunca respondeu um e-mail de desabafo a todos os copiados ao invés de uma pessoa, como pretendido?
Sim! As histórias que os profissionais contariam sobre os erros feitos em um e-mail ou outro… E como esses erros influenciaram a sua carreira, a sua imagem, o seu trabalho.
Quer uma solução certa para enviar e-mails sem erros?
Pode parecer errado, mas qualquer erro feito dentro de um e-mail é pior do que muitos erros que fazemos durante uma conversa ou ligação.
Por quê, você se pergunta?
Um erro feito em um e-mail torna-se permanente e pode ser referenciado a qualquer momento, enquanto um erro falado se dissolve no ar e torna-se uma memória.
Quando um profissional erra em pessoa, ele consegue “ler” a reação dos envolvidos e se explicar, quando necessário. Enquanto isso, o e-mail é lido longe de quem o enviou e a resposta já vem processada e com uma opinião feita. Qualquer desculpa sua implica que a outra pessoa fez algo errado que precisa ser mudado.
Para não passar vergonha ou criar um problema para você e a empresa em que trabalha, antes de enviar qualquer e-mail, responda as seguintes perguntas com “SIM”:
SIM 1: Você está usando a caixa de e-mail correta?
Claro que enviar um e-mail de trabalho da sua caixa pessoal (ou vice-versa) não resultaria em consequências tão negativas quanto as sofrida por uma candidata a presidência nas últimas eleições dos EUA (você sabe de quem estou falando). Porém, isso bagunça a sua vida, pois o alvo do seu e-mail pode te responder ou enviar e-mails futuros para o seu endereço pessoal. Que você não necessariamente checa sempre.
E se você usar aquela caixa que você criou quando tinha 13 anos, tipo a pink_pigs_flying13@i.am.awesome.com? Ai!
Seja no computador ou no celular, temos mais de uma caixa de e-mail registrada, para agilizar a leitura das dezenas de e-mails que recebemos todos os dias. Só que cada caixa tem o seu objetivo e elas não devem ser misturadas.
Eu por exemplo, tenho cinco caixas postais. Duas do trabalho. Uma pessoal, séria e limpa (uso para enviar currículo, etc.). Uma caixa postal que eu uso normalmente. E uma última caixa postal para spam, que uso nos momentos em que alguma empresa me pede para registrar o e-mail, tipo aquele e-mail que você precisa registrar no aeroporto para usar o Wi-Fi.
Claro que eu não gostaria de usar a última caixa postal para enviar a um cliente/fornecedor do trabalho.
Sendo assim, sempre cheque de qual caixa postal o seu e-mail sairá.
Normalmente, quando você responde a um e-mail, o software usa automaticamente a caixa postal que recebeu o e-mail a ser respondido. Já quando você envia um e-mail novo, o software utiliza a caixa postal que você estava checando antes de apertar o botão “Novo e-mail” ou a caixa postal padrão (a primeira registrada).
SIM 2: Você está enviando para o endereço de e-mail da pessoa certa?
Esse é o pior pesadelo de qualquer profissional. O e-mail tem informação privada e, muitas vezes, um histórico longo de tudo o que foi falado antes. Você se imagina enviar uma informação privada da empresa a um jornalista porque ele tem o mesmo nome e sobrenome que o destinatário da mensagem? Qual é o prejuízo que um e-mail desses pode trazer?
Confira sempre o endereço para qual está enviando o e-mail!!! Essa informação fica perto do botão de enviar.
Normalmente, quando você escreve o endereço de um e-mail, o software auto completa com os endereços que você usou recentemente. Antes de escolher, confirme a empresa da pessoa para quem você vai enviar.
Durante uma discussão sobre uma comissão de venda, a gerente de uma empresa parceira nos enviou um e-mail do tipo “como esperado, eles caíram na real”. Claramente, o e-mail não era para gente, mas ele foi bem claro.
SIM 3: O assunto do e-mail é curto e correto?
Se você estiver respondendo uma mensagem, por favor não mude o assunto, pois o software classificará o e-mail em uma conversa nova e não agrupara-lo às conversas anteriores.
Se estiver escrevendo um e-mail novo, confira que o assunto é direto e o mais curto possível.
Não use assuntos genéricos pois qualquer resposta vai se perder dentro da sua Inbox.
SIM 4: Você anexou todos os arquivos?
Muitos profissionais sempre que citam um arquivo que deve estar anexado, param de digitar o texto e o anexam ao e-mail. Essa é uma boa estratégia para não esquecer de anexar os arquivos. Ninguém quer enviar aqueles e-mails embaraçosos: “Desculpa, esqueci de anexar o arquivo. Agora, com anexo.” Aff!
Porém, no momento em que para de escrever a mensagem, o profissional pode perder a linha de raciocínio. Na volta, ele precisará recriar o e-mail dentro da sua cabeça, perdendo muito tempo no processo.
Por isso, eu prefiro usar um Checklist antes de enviar os e-mails e anexar os arquivos antes de apertar “Enviar”.
Qualquer que seja a sua preferência, sempre cheque se anexou todos os arquivos necessários.
SIM 5: O nome do destinatário está correto na saudação?
Você pode achar absurdo de eu ter adicionado isso à lista, mas eu acho que se não escrever o nome da pessoa corretamente, melhor não escrever nenhum nome.
As vezes eu recebo e-mail com “Dear Corona” ou “Cara Cotina”.
Eu entendo que foi um erro de digitação, mas isso não me deixa menos brava. E eu gostaria de gritar nos ouvidos da pessoa: “Ey! Meu nome é Corina! Co-ri-na! Pare de viajar e revise o e-mail antes de enviar!!!”
Se não souber qual é o nome e o sobrenome, use o nome conforme a assinatura de e-mail da pessoa ou conforme o endereço de e-mail da pessoa. Se mesmo assim não tiver um nome e sobrenome, melhor enviar sem mencioná-lo.
Nunca use o endereço de e-mail da pessoa depois de Sr./Sra.!!
SIM 6: Você está usando a assinatura correta?
Aconselho usar assinaturas diferentes para cada caixa de e-mail que você tem registrada. Assim, o software já puxa a assinatura certa e você consegue usar a assinatura para confirmar se está enviando da caixa de e-mail correta.
Em uma da empresa que eu trabalhei, eu usava várias assinaturas que tinham o mesmo conteúdo, mas em idiomas diferentes. Devo dizer que isso complica muito a vida de um profissional e, mesmo que pareça uma boa ideia, não aconselho implementar. Dá muito trabalho trocar a assinatura para cada e-mail enviado. Escolha uma por caixa e use essa sempre. O software que você usa para ler e escrever e-mails adicionará a assinatura configurada especificamente para cada caixa de e-mail.
No começo, estava em dúvida se todas as perguntas do checklist eram importantes e que talvez tenha um jeito de diminuir esse número. No final, decidi que você, como profissional, consegue escolher cada risco que você pode correr. Se for um e-mail que não tenha arquivos, não precisa checar a inclusão deles. Se for um e-mail que somente você recebeu, não precisa checar o endereço da pessoa que vai receber quando você apertar “Responder e-mail”.
A ideia final é que antes de enviar qualquer e-mail, devemos contar 1, 2, 3, 4, 5, 6 antes de apertar o botão de enviar. Para não deixar a correria e o desejo de mostrar mais trabalho manchar a nossa imagem profissional. E, se você quiser saber mais sobre cada parte de um e-mail comparada com os ingredientes de um hambúrguer, cheque o meu outro post Escrever e-mails vs Preparar hambúrgueres!
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