Se um grupo de amigos sair para jantar, hamburgueria será uma das primeiras opções. Da mesma forma, se conseguirmos parar uma empresa no meio de seu expediente, e perguntarmos a cada funcionário sobre o que eles estão fazendo naquele exato momento, boa parte responderá algo referente a e-mails.
Eles fazem parte do nosso dia a dia, são diferentes, mas não completamente.
Veja abaixo as 5 partes de um e-mail comparadas aos 5 passos da feitura de um bom hambúrguer .
Saudação – A metade inferior do pão de hambúrguer
A metade inferior do pão de hambúrguer não é a estrela do lanche. Ela não tem nem gergelim. O máximo que podemos esperar é uma crosta crocante de um pão fresquinho. Porém, ela é uma parte básica e quem gosta de sentir o hambúrguer na mão agradece pela sua inclusão.
Igualmente a esse pedaço, a saudação é a parte base de um e-mail, já que ela direciona a informação para a pessoa certa e cria o fundo do e-mail. Um profissional não vai desistir de ler um e-mail se ele não tiver uma saudação, mas ele certamente achará estranho.
Imagine começarmos um e-mail com “E aí, beleza?”. Ou, enviar um “Oi, Paulo!” para o presidente de uma empresa que te entregou o cartão de visita em uma reunião, por cortesia. Quem ler essa saudação vai pensar o que?
As saudações básicas utilizadas para os e-mails de negócios são:
— Se não conhecer o destinatário, use “Prezado/Prezada XXXX,” ou “Caro/Cara XXXX,”
— Se conhecer o destinatário, use “Oi, XXXX!” ou “Olá, XXXX!”
“XXXX” é o nome do destinatário, claro. Eu gosto de usar o nome da pessoa a quem o e-mail é direcionado, especialmente quando estou copiando outras pessoas. Os copiados, por sua vez, já saberão que o conteúdo é direcionado a outra pessoa e que ele é informativo.
Temos ainda as saudações usando o cargo ocupado, dependendo muito do mercado de atuação. Se estiver começando uma nova carreira, observe bem as saudações nas trocas de e-mails que você está copiado.
Ponto importante: se não souber o cargo ou o nome do profissional, melhor não usá-los!
Introdução – A salada
Adicionar uma introdução positiva é algo que eu aprendi no Japão e se tornou trecho importante para qualquer e-mail.
Se o alvo da mensagem for alguém desconhecido, eu uso este espaço para me apresentar. De preferencia uma linha, no máximo duas, com frases curtas. Aqui não podemos perder o leitor antes de chegar na parte importante do e-mail.
No entanto, se já tiver havido troca de outros e-mails com esse profissional, devemos ligar o sucesso da conversa anterior a esta nova.
Eu uso frases do tipo:
— “Espero que esteja bem!”
— “Obrigada por responder ao meu e-mail!”
— “Obrigada pelo seu tempo. A nossa conversa por telefone foi muito produtiva!”
O profissional nem sempre lê a Introdução. Por que eu faço isso?
Ao longo dos anos, eu percebi que a Introdução deixa o leitor com uma impressão positiva. Lembrando-se de um evento positivo, muda-se a atitude da pessoa. A proposta é que o leitor continue lendo e fique aberto à informação contida nele.
Por isso, eu faço a comparação à salada do hambúrguer. Parece que ela não é necessária, mas só de tê-la nos ingredientes já dá uma sensação mais saudável, não gerando culpa em quem está o comendo.
Mensagem – A carne
A mensagem não podia ser comparada com outro ingrediente senão a carne. Todos comem o hambúrguer por causa dela. E, todos lêem o e-mail pela informação nele contida. Não tem para onde correr.
As pessoas estudam durante muitos anos, na escola e na faculdade, desenvolvendo assim o próprio estilo de escrever. Sem tentar trocar o estilo de ninguém, seguem alguns pontos muito importantes que sempre devem ser respeitados:
Seja direto! Use frases curtas, fáceis de ler.
Muitas vezes, as pessoas escrevem e-mails “jorrando” a informação de dentro da sua cabeça, sem se importar com quem e como ela será recebida. Entretanto, a comunicação só terá êxito se o profissional conseguir decifrar corretamente o que estiver lendo. Diante disso, seja direto, e não dê oportunidades para que o leitor possa se perder e entender algo errado.
Use tópicos quando possível!
Eles facilitam a leitura seletiva e são fáceis de achar. Qualquer leitor agradece o uso de tópicos.
Relê o texto duas vezes:
A primeira – para verificar a ortografia e a segunda – para avaliar a clareza da mensagem.
Uma mensagem bem escrita ajuda o destinatário a ler e entender o conteúdo, além de revelar o cuidado e profissionalismo de quem escreveu o e-mail. Você!
Despedida – O queijo (ou ketchup)
No final de cada e-mail, precisamos nos despedir do leitor. Assim como o queijo (ou ketchup) faz com o hambúrguer, abraçando-o e dando uma melhor liga durante o processo de mastigar, a Despedida é a parte que ajuda o leitor a “engolir” melhor a sua mensagem.
Quase sempre, eu prefiro finalizar a mensagem com uma nota positiva. Assim, o profissional que leu o e-mail pode ficar com um gosto agradável de tudo que foi passado ali.
Mesmo quando o e-mail não é referente a algo positivo, podemos criar um espaço para que os envolvidos consigam consertar os seus próprios erros. Achar soluções, não importando a situação, é um soft skill que todo profissional bem preparado deve desenvolver ou ter.
Assunto – A metade superior do pão de hambúrguer
A última parte que é adicionada a um hambúrguer é a metade superior do pão. Ela é a parte que parece que fala para o cliente “Eu sou tão redondinho e fofinho… Imagine-se o que tem dentro!”
As dezenas de e-mails recebidos diariamente causam muitas vezes tanto ruído que uma mensagem nova pode tornar-se mais um peso ou uma tarefa nova, do que uma solução ou um resultado. Sendo assim, o assunto deve explicar por que você está enchendo a caixa de e-mail do destinatário!
Por que eu escrevo o assunto no final?
O assunto é uma apresentação curta do que a mensagem contem. E eu prefiro pensar nele somente no final. Desse modo, ele não fica muito genérico, e quando for necessário escrever um outro e-mail com tema parecido, não terá risco de ter um assunto igual.
Um assunto bem escrito contem as palavras chaves do seu e-mail com pontuação que faça sentido. Não precisa criar uma frase que receberia nota 10 na prova de gramatica.
Cuidado para abusar de pontos de exclamação ou interrogação! Um deles exprime o que você quer dizer. Dois deles, reforçam. Três ou mais poluem a sua mensagem e podem demonstrar que você não sabe ou não quer usar palavras para se comunicar. (lembre-se que estamos tratando de um e-mail profissional!)
Portanto, ao escrever um e-mail, é de suma importância pensar nessas cinco partes, pois assim criar-se-á o ambiente (gosto) da sua comunicação conforme a sua escolha.
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